FINA Features

DETAIL FEATURES:

Multi-Organization
Kepemilikan data dan informasi spesifik organisasi tetap terjaga, sementara sharable information dan consolidated information dengan mudah diakses lintas organisasi.
Multi-Approval Hierarchy
Approval hierarchy dapat didefinisikan dan dilekatkan pada entitas-entitas bisnis dan transaksi misalnya organisasi atau dokumen-dokumen sehingga tercipta workflow yang fleksibel di lingkungan yang multi-organisasi.
Multi-Currency
Transaksi dan harga bisa dinyatakan dengan mata uang apapun. Nilai tukar dikelola secara historis
Single View of Partner
Desain ini memungkinkan agregasi yang menyeluruh dan konsisten tentang setiap pihak yang terlibat di Fina (customer, supplier, dll).
Run on Any Device
Fina diakses menggunakan web browser (HTML5, CSS3, ES5 compatible). Penerapan responsive web design pada user-interface mengoptimalkan akses dari semua perangkat.
API-Driven Architecture
API (Application Programming Interface) adalah central-hub ke seluruh proses dan data di Fina. Penerapan 100% API-driven architecture ini meningkatkan scalability sistem sekaligus memungkinkan integrasi dan interoperability dengan sistem-sistem lain.
Fine-Grained Access Control
Access Control mengatur hak akses user ke proses dan data di FINA secara detail (fine-grained). Penerapannya memperhatikan:
  • Hak akses user pada proses
  • Hak akses user pada data atau dokumen
  • Workstate data (status data dalam alir kerja)

FINA System

FINA adalah sistem keuangan untuk mencatat aktivitas-aktivitas keuangan dan aliran dana (sisi operation) dalam lingkungan KG Media.

Fungsi-fungsi Fina terbagi menjadi beberapa modul (sub-system), seperti: Bank Module, Cash Module, A/R sub-system, A/P sub-system, Accounting sub-system, dll.

Mencakup aktivitas-aktivitas di 2 alir besar operasional keuangan yaitu:

  1. Alir Penerimaan Dana (Receipt Workflow)
  2. Alir Pengeluaran Dana (Payment Workflow)

Agar dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem yang digunakan oleh organisasi-organisasi dalam lingkungan KG Media, Fina menerapkan beberapa konsep:

Latar Belakang Pengembangan

Multi-Systems di KG (Media)
Sudah sejak lama KG (kelompok Media khususnya) berusaha mewujudkan sistem bisnis yang terintegrasi.
  • Penerapan Microsoft Connected Services Framework (2005), dengan pendekatan modular architecture. Berhenti di tataran konsep.
  • Penerapan SAP Media (2008), dengan pendekatan monolitik, sudah terimplementasi namun belum menggantikan seluruh fungsi sistem yang berjalan.
  • Inisiatif bersama PricewaterhouseCoopers (2016)
Usaha-usaha tersebut belum mencapai hasil yang diharapkan. Untuk memenuhi kebutuhannya, masing-masing unit tetap melakukan pengembangan-pengembangan, yang hasil akhirnya tidak terintegrasi satu sama lain.
  • Sangat sulit ditemui sistem yang bisa menjawab kebutuhan semua unit
  • Di beberapa bisnis proses, sistem-sistem hasil pengembangan internal sudah lebih unggul
SPSK, FastKom, AMS, GMMS, adalah contoh "multi-system" (polylitic) di KGMedia.
Single Financial Controlling System
Di tingkat unit usaha (legal entity), pengawasan keuangan dikelola oleh departemen keuangan masing-masing. Di tingkat kelompok usaha (KG, khususnya KGMedia) ada lembaga-lembaga pengawas (keuangan). Salah satu peran lembaga yang sering di sebut "Corporate" tersebut adalah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem keuangan. Apapun sistem transaksi yang dikembangkan oleh unit usaha akan mem-posting data masuk ke sistem keuangan yang dikembangkan oleh "Corporate" tersebut.
Sering timbul masalah pertukaran data antar sistem karena pengembangan sistem-sistem tersebut tidak direncanakan dan dikembangkan dalam satu payung. Juga karena perbedaan prioritas pekerjaan pengembangan sistem unit dengan corporate.
Masalah Kontrol Saldo Customer
Salah satu masalah pertukaran data yang sudah lama terjadi adalah pertukaran informasi "Status Pembayaran" dari sistem Finance Corporate ke sistem-sistem penjualan (Gate✝, SPIK✝, SPSK, FastKom, AMS).
Masalah makin memburuk sejak kasir menggunakan SAP pada bulan Mei 2018. Di FastKom, informasi status pembayaran terlambat hingga 5 bulan (status Desember 2018). Beberapa kali rapat melibatkan Keuangan Corporate (Kasir, Penagihan, FSD), TI Kompas, dan CITIS, namun belum mencapai solusi seperti yang diharapkan.
Masalah tersebut juga sudah meningkat menjadi masalah kontrol saldo agen di SKG (SPSK) sehingga mendorong Bp.Titus (GM Marketing Produk Kompas) mengundang pihak-pihak terkait pada tanggal 21 Juli 2020 untuk mencari jalan keluarnya.
FINA = Keputusan Bersama
Rapat tanggal 21 Agustus 2020 memutuskan Usulan ke-2, dari 2 usulan solusi yang diajukan, untuk segera dikembangkan menjadi solusi masalah kemacetan informasi pembayaran customer. Rapat dihadiri oleh perwakilan-perwakilan dari Marketing Product Kompas, Accounting Kompas, SKG, FSD, CITIS, dan TI Kompas (GoMed).
Sistem yang baru akan digunakan oleh Kasir, para admin Bank dan diharapkan dapat dimanfaatkan oleh SPSK, FastKom, AMS, dan sistem-sistem lainnya. Diputuskan juga SKG (SPSK) akan menjadi yang pertama memanfaatkan versi pertama sistem yang baru (v1.0).

History Pengembangan

Fina v1.0
Rujukan spesifikasi Fina v1.0 adalah Usulan ke-2 yang disepakati dalam rapat tanggal 21 Agustus 2020. Karena anggota tim masih terikat ke proyek lain, pengembangan baru dimulai tanggal 10 Desember 2020 (project kick-off), selesai tanggal 18 Februari 2021 (total 43 hari kerja, terlambat 6 hari dari rencana semula 37 hari kerja).
Fina v1.0 berfokus pada penerimaan pembayaran agen SPSK baik melalui bank maupun langsung ke kasir. Sasaran utamanya adalah mempercepat arus informasi pembayaran.
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (manual/ import MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Receipt List (=A/R Receipt wanna be)
  • Integrasi dengan SPSK melalui download - upload file DBF
Rencana implementasi di 2 Sirda Jakarta (Gajahmada & Fatmawati) tanggal 12 April 2021, sosialisasi sudah dilakukan tanggal 19 Maret 2021.
Fina v1.1
Pengembangan Fina v1.1 dimulai tanggal 5 April 2021 berdasarkan masukan-masukan saat sosialisasi. Penambahan fitur (minor) pada versi ini:
  • Refund1 dan koreksi (void)
  • Import Bank Statement via Paste Area
  • Pengiriman informasi pembayaran ke SPSK melalui jalur posting langsung, fitur download-upload file DBF dimatikan
  • Sinkronisasi daftar agen SPSK
  • Bukti Kas Penerimaan (Receipt Voucher)
  • COA, COA Addressing (hanya untuk proses bukti kas)
Rencana implementasi di 2 Sirda Jakarta (Gajahmada & Fatmawati) tanggal 12 April 2021 tidak terlaksana (tanpa kabar, tidak ada data masuk ke server production yang sudah dipersiapkan).
1 Transaksi Refund belum bisa dipenuhi, menunggu keseluruhan A/R sub-system selesai dikembangkan.
Fina v2.0
Tanggal 30 Maret 2021, tim menyusun dan menyepakati Roadmap Pengembangan Business System KG Media untuk menjawab kebutuhan fungsi sistem-sistem bisnis di KG Media (selain SPSK). Roadmap tersebut sudah masuk dalam agenda proyek pengembangan KG Media, sesuai keputusan Rapat Alignment (KG Media: IT, Finance, SMO) tanggal 25 Juni 2021.
Fina v2.0 mulai dikembangkan tanggal tanggal 1 Juni 2021, mencakup keseluruhan arus dana masuk:
  • Cash Balance (top-up, withdrawal, transfer, bank clearing)
  • Deposit (Customer/ Employee/ Organization/ Supplier)
  • Ovarhaul layar kasir untuk mengakomodir deposit dan informasi-informasi balance
  • A/R Invoicer (Generic)
  • A/R (Invoice, Receipt, Memo, Balance, Mutation, Allocation)
  • Taxation (PPN K, PPH WABA, Withholding)
  • Collection
  • Pre-Payment (BS)
  • COA (GL Accounts, Addressing)
Fina v3.0
Setelah mengalami beberapa kegiatan sela (Tribun, Reorganisasi KGX, Iklan), kegiatan pengembangan dilanjutkan untuk mewujudkan v3.0 yang mencakup keseluruhan proses keuangan dan akunting (operastional):
  • A/P Invoicer (Generic)
  • A/P (Invoice , Payment, Memo, Balance,...)
  • Payment Requisition (PD, Pesanan Dana)
  • Update (revisit) Pre-Payment (BS)
  • Bank Transfer List
Disepakati tanggal 18 Oktober 2021, Fina v3.0 mencakup sampai ke General Ledger, diharapkan KG Media sudah dapat melepaskan ketergantungan pada sistem SAP sepenuhnya pada awal 2023. Cakupan fungsi ditambah:
  • General Ledger (G/L)
  • Accounting Period Management
Fina v3.1 (Novi, Juli 2023)
Pengembangan FINA dilanjutkan untuk menambahkan fitur-fitur pada General Ledger (G/L), Cash & Bank Management, AR Memo, dan Hierarchy System. Penambahan fitur pada versi 3.1 meliputi :
  • General Ledger (Journal, Trial Balance, Planning, Report)
  • Cash & Bank Management (Disposition, Refund & Deposit Allocation)
  • A/R Memo Rounding
  • Hierarchy

History Implementasi

KGX - 18 Agustus 2021
Fina v2.0 mulai digunakan oleh kasir dan FO KGX tanggal 18 Agustus 2021. Hanya sebagian fungsi-fungsi yang diimplementasikan:
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (Manual/ Paste Area/ MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Pengelolaan Receipt Giro/ Cheque: registration, disbursement, clearing
  • Pengelolaan saldo kasir: Top-Up, Withdrawal, Transfer
  • Receipt List (A/R Receipt Register wanna be)
  • Report-report operasional, combined-report SPSK-FINA (outstanding payment, etc)
  • FINA - SPSK integration (API-sync, two-ways): Payment Post, Payment Verify, Payment ReSend, Customer Sync, Combined Reports.
  • Oct 11, 2021 update: FINA - SAP integration (.tsv download-upload, one-way)
Kompas (Iklan) - 4 Mei 2023
Fina v3.0 digunakan oleh iklan mulai 4 Mei 2023. Hanya sebagian fungsi-fungsi yang diimplementasikan:
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (Manual/ Paste Area/ MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Pengelolaan Receipt Giro/ Cheque: registration, disbursement, clearing
  • Pengelolaan saldo kasir: Top-Up, Withdrawal, Transfer
  • Receipt List (A/R Receipt Register wanna be)
  • Report-report operasional, combined-report FastKom-FINA (outstanding payment, etc)
  • Pengelolaan deposit (titipan)
Kompas (Iklan) - 31 Mei 2023
Setelah dievaluasi, Fina sejak 31 Mei 2023 mulai menerima aliran Invoice dari FastKom.
  • Integrasi Invoice A/R FastKom dan FINA
  • Data mengalir ke A/R sampai ke G/L, bersifat non operasional sampai Kompas benar-benar meninggalkan SAP.